Aplicaciones en la Nube como Google Calendar han supuesto una revolución a la hora de ofrecernos herramientas para gestionar nuestras obligaciones y el tiempo de ocio. Sin embargo, seguimos contando con fantásticas soluciones para equipos de escritorio.
Nivel: Básico
En la era de la información, con frecuencia, organizar los datos y administrar bien el tiemporesulta sustancialmente más complejo que obtenerla. Son muchos los usuarios de PC que, para gestionar los proyectos que tienen en marcha, todavía combinan apuntes a mano en notas con otros recursos más o menos artesanales, como enviar correos electrónicos con avisos al propio buzón o mantener en el escritorio un documento de Word en el que apuntan sus citas y pegan la información que recopilan para llevar a cabo sus tareas.
Sin embargo, utilizar aplicaciones como las que pasaremos a analizar a continuación resulta mucho más satisfactorio. Puesto que resultan muy sencillas de utilizar y se ofrecen en régimen gratuito, te bastará dedicarles unos minutos para habituarte a ellas.
Programa alertas con Rainlendar Lite
Mantener una agenda que compendie nuestras citas y tareas resulta hoy en día esencial tanto en el ámbito personal como en el laboral. Rainlendar Lite, el calendario para programar eventos que nos ocupa, es la versión gratuita de una aplicación que puede adquirirse por 9,95 euros. En consecuencia, en determinados aspectos resulta menos versátil que Google Calendar. Sin embargo, aquellos que prefieran optar por un programa local que no dependa de la conexión a Internet ni de ninguna otra aplicación para gestionar sus propios compromisos, encontrarán en ella una aliada muy sencilla pero, a la vez, muy efectiva. Pasemos repaso a su funcionamiento.
1. Configura tus preferencias
Tras instalar el programa en tu equipo, comprobarás que el calendario que agrega al escritorio utiliza transparencias. No obstante, además de brindarte una vistosísima interfazpredeterminada, te permite personalizar su apariencia mediante Temas.
Por otra parte, a través de la pestaña etiquetada como General puedes determinar que el programa se ejecute automáticamente al iniciar Windows, bloquear las ventanas en una posición fija, determinar la posición del programa respecto a las demás ventanas, etcétera.
Las entradas que en adelante vayas agregando a tu calendario se almacenarán por defecto en laplantilla Predeterminado. Si prefieres gestionar más de un calendario alternativamente (por ejemplo, uno para lo personal y otro para asuntos relacionados con el trabajo), accede a la pestaña Calendarios y haz clic en Añadir. Un asistente te permitirá perfilar sus detalles.
2. Programa tus eventos y citas
Emplea las flechas que se muestran en la parte superior del calendario para desplazarte hasta el día en el que desees crear el evento, y haz doble clic sobre su número. Un cuadro de diálogo se abrirá solicitándote el tipo de evento y permitiéndote teclear una descripción básica del mismo.
También puedes incluir información concerniente a la ubicación en la que tendrá lugar y unaURL asociada. Hecho esto, acota la hora de inicio y de finalización del evento, o bien determina que durará todo el día.
Cuando el evento esté a punto de tener lugar, una alarma sonará con la antelación que especifiques. Si deseas que su sonido cambie para determinados eventos, pulsa sobre el icono del altavoz y selecciona un archivo de audio. Por defecto, los eventos se programan de manera puntual, pero el sistema de automatización que describiremos a continuación te ahorrará trabajo si vas a incluir citas y recordatorios que tendrán lugar de manera regular.
3. Establece su repetición
Si el evento va a repetirse, marca la casilla Repetir cada y establece un intervalo en días, meses, semanas, etcétera. Puedes definir, además, si la repetición se llevará a cabo en base al día del mes o al día de la semana. Además, puedes elegir el número de veces que se repetirá.
Si introduces una fecha de cumpleaños, por ejemplo, con toda probabilidad querrás mantener el parámetro Siempre. Sin embargo, en el caso de las citas periódicas puedes acotar un número de veces o establecer una fecha límite a partir de la cual el evento quedará deshabilitado. Si a lo largo del período acotado va a tener lugar alguna excepción, pulsa sobre el calendario que se muestra junto al botón Añadir para escoger una fecha concreta, y luego haz clic sobre él para descartarla.
4. Recibe las notificaciones
Hecho esto, cuando se aproxime el momento en el que tendrá lugar el evento, este flotará sobre tu escritorio en forma de ventana translúcida. Si haces clic sobre el diminuto círculo que se muestra a su derecha, la URL relacionada que introdujiste en su momento se abrirá en tu navegador web.
Por otra parte, cuando llegue el momento en el que estipulaste que se te alertara con antelación, se disparará el sonido escogido y aparecerá una segunda ventana. Haz clic sobre su símbolo de prohibido para silenciarla permanentemente o sobre el globo de texto para pausarla temporalmente.
Gestiona tus datos con total flexibilidad
Una parte de tus citas personales y laborales tendrá como consecuencia que concibas nuevos proyectos. Recopilar la información que utilizarás para desarrollarlos constituye una fase tan importante como el desarrollo de los proyectos en sí mismos. En este sentido, Evernoteconstituye una aplicación idónea para llevarlos a buen puerto. Pese a que en el presente tutorial de iniciación nos centraremos únicamente en la versión para Windows, ten presente que además está disponible para una amplia gama de plataformas y dispositivos móviles a través de la página de descarga oficial (www.evernote.com/about/intl/es/download).
5. Abre una cuenta y crea tus entradas
Tras instalar el software, conéctate a la página de inscripción de Evernote y crea una cuenta en el servicio. Posteriormente, introduce el nombre de usuario y la contraseña que has escogido en el programa. En adelante, siempre que des con información que puede resultarte interesante para tus proyectos, puedes ir agregándola a la aplicación.
Para ello, en primer lugar crea una nueva entrada desplegando el menú Archivo y seleccionando el comando Nueva nota. Una nueva ventana se abrirá ofreciéndote la posibilidad de asignarle un título. Hecho esto, puedes copiar los datos desde páginas web u otras aplicaciones al portapapeles de Windows para, posteriormente, pegarlas en el área principal de la nota.
También puedes arrastrar imágenes, vídeos y documentos de diversos formatos al cuerpo de la nota para incluirlos en ella. Cuando termines de elaborarla, ciérrala. Sus contenidos se guardarán automáticamente.
6. Clasifica tus notas
Las notas que vayas añadiendo a Evernote irán listándose en el área central del programa. Pulsa sobre una de ellas para resaltarla y el panel derecho te ofrecerá una previsualización de sus contenidos, incluyendo los archivos de imagen y vídeo que contienen.
Si agregas multitud de notas a la aplicación, con toda probabilidad más adelante te resultará complicado localizar una nota en particular. Para facilitarte la labor de encontrarla, agrupa tus notas asignándoles palabras clave. Puedes seleccionar varias de ellas manteniendo presionada la tecla Ctrl para, seguidamente, desplegar el menú Nota y escoger el comando Etiquetas.
Para habilitar nuevas etiquetas, teclea los términos en la casilla correspondiente y pulsa el botónAñadir. Si marcas las casillas de las etiquetas que has ido creando, estas quedarán asignadas a las notas. El apartado Etiquetas del panel izquierdo te permitirá filtrar las entradas que hayas ido agregando en función de las palabras clave que les has asignado.
Otra excelente herramienta de búsqueda y clasificación la constituye el apartado Atributos, que te permite desde filtrar las notas que contienen imágenes o audio hasta las que fueron creadas o modificadas en una fecha concreta. Por supuesto, si en su momento no etiquetaste correctamente una nota, siempre puedes recurrir a la casilla de búsqueda general para encontrarla. Los resultados que arroje ésta se mostrarán en tiempo real, conforme vayas escribiendo los términos.
7. Accede al material desde el navegador
Si has estado trabajando con la aplicación mientras leías este texto, habrás observado que el extremo derecho de la barra de tareas de Windows muestra un globo de texto que informa de que la sincronización se había completado con éxito. Y es que si como herramienta autónomaEvernote cumple sobradamente su función, lo más interesante es que sube los contenidos que has ido agregando a tu cuenta on-line.
Compruébalo abriendo la página de acceso a ella (www.evernote.com/Login.action?targetUrl=%2FHome.action) e introduciendo el nombre de usuario y la contraseña. Constatarás que las entradas, las etiquetas y, en definitiva, todo cuanto has incluido en la aplicación local, se ha replicado en una página web que, para mayor comodidad, se estructura de manera casi idéntica. Además de consultar los datos, por supuesto, podrás descargar y abrir los archivos que hayas incluido en el proyecto.
8. Crea las nuevas libretas
Si vas a trabajar simultáneamente en diversos proyectos, tal vez el sistema de etiquetas se vuelva insuficiente. En tal caso, puedes generar una nueva libreta para cada proyecto. Hazlo pulsando con el botón derecho del ratón sobre Libretas y escogiendo Crear libreta.
Por defecto, todas las libretas se sincronizan, aunque si lo prefieres, usa el cuadro de diálogo que se mostrará en pantalla para determinar que algunas de ellas funcionen solo en local. Posteriormente, podrás seleccionar las libretas empleando este mismo apartado y aplicar, así, un nuevo nivel de filtrado a tus entradas de Evernote.
Agiliza las tareas de copiado y pegado con ClipX
Mientras trabajamos en aplicaciones como Evernote, constantemente copiamos información al portapapeles para, acto seguido, pegarla en documentos, formularios, etcétera. Aunque se trata de una acción tan rutinaria que apenas reparamos en ella, lo cierto es que copiar una celda para pegarla en el campo de un formulario web para, posteriormente, repetir la operación para las tres siguientes celdas y los siguientes tres campos, nos obliga a conmutar una y otra vez entre aplicaciones, con la consiguiente pérdida de tiempo.
ClipX es una herramienta gratuita que multiplica la funcionalidad del portapapeles, permitiendo la coexistencia de varios bloques de información que más adelante podremos recuperar. Si nos habituamos a utilizarla, en casos como el que hemos citado como ejemplo podremos copiar cada una de las cuatro celdas consecutivamente para, luego, pegar consecutivamente la información en cada una de las cuatro casillas del formulario. ¿El resultado? Solo habremos conmutado entre aplicaciones una sola vez. Tras instalarlo, ve a Configure y define los atajos de teclado que deseas emplear.
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