Google Docs ofrece la posibilidad de crear documentos, hojas de cálculo ypresentaciones on-line sin coste alguno. Además, al ser un servicio basado en laNube, para acceder a ellos, solo se precisará de un equipo con acceso a Internet y de un navegador web.
Nivel: Básico
Google Docs nació de la combinación de dos proyectos separados: Google Spreadsheets, destinado a hojas de cálculo, y Writely, un procesador de textos en red desarrollado por la compañía Upstartle, adquirida después por Google. La firma lanzó Spreadsheets en 2006, pero la sustituyó rápidamente al año siguiente por la primera versión de Google Docs. Desde entonces, esta ha ido creciendo en cuanto a números de formatos que es capaz de soportar, convirtiéndose a partir de 2010 en un sistema de almacenamiento on-line capaz de admitir cualquier tipo de archivo y que, además, incluye herramientas para visualizar y editar archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
La cuenta básica de Google Docs tiene un límite de espacio de almacenamiento de 1 Gbytepara documentos, 20 Mbytes para hojas de cálculo y 10 Mbytes para presentaciones. No obstante, es posible conseguir espacio adicional si se opta por alguno de sus planes comerciales de almacenamiento.
Como se trata de un sistema de archivos en la Nube, todos los ficheros y carpetas estarán almacenados en un servidor remoto. Aquí surge su primera ventaja, al permitir el acceso a estos archivos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil que cuente con un navegador web. Todo ello, por supuesto, siempre y cuando tengamos una conexión a Internet, una cuenta en Google como la de Gmail y hayamos sido nosotros los que hayamos creado el archivo o tengamos permisos para acceder a él. Este es precisamente el segundo punto fuerte de Google Docs: permitir la compartición de ficheros con cualquier otro usuario registrado en Google y que un mismo documento pueda ser editado por varias personas a la vez.
Paso 1. Creación de documentos
Al acceder a Google Docs, veremos una columna en la parte izquierda que muestra nuestraestructura de directorios y carpetas. Por defecto, aparecen unos filtros básicos que clasifican los archivos como destacados, creados por nosotros, así como una lista con todos los elementos y si pertenecen a una colección. A la derecha, está la lista completa de archivos con diferentes iconos.
Todo comienza con los dos botones superiores de la barra lateral de la izquierda. Crear abre un menú desde el que crear un archivo nuevo en cualquiera de los formatos que admite la plataforma. Estos son documento de texto, presentación, hoja de cálculo, formulario, dibujo, tabla o colección, que equivale a una carpeta convencional.
Al seleccionar cualquiera de ellos, se abrirá una nueva pestaña en el navegador en la que encontraremos un documento en blanco con las opciones más habituales de cada tipo de programa. Por ejemplo, al pulsar sobre Documento, aparecerá una barra con las posibilidades típicas de editar, ver, insertar, formato, herramientas, etc. Su funcionamiento y estructura son tan parecidos a otras suites ofimáticas que cualquier persona familiarizada con estos programas encontrará Google Docs fácil de manejar.
Google Docs guarda y actualiza periódicamente una copia del archivo que hayamos creado, por eso no encontraremos una opción de guardar el fichero, sino solo de renombrarlo. Lo que sí que podemos hacer es descargarlo en el disco duro en algún formato que nuestro sistema sea capaz de reconocer. Google Docs soporta los formatos más populares de cada tipo de archivo. Los documentos de texto, por ejemplo, pueden descargarse en ODT, PDF, RTF, TXT, DOC y HTML.
Paso 2. Uso de plantillas
Volviendo al menú que aparece al pulsar sobre Crear, nos detenemos en la opción Desde la plantilla…, que nos lleva a una extensa galería que Google ofrece de manera gratuita y que los usuarios pueden actualizar con las suyas propias. El menú lateral permite filtrarlas según elformato de archivo o según qué uso tenga la plantilla. Aunque muchas de ellas están en inglés, merece la pena darse una vuelta por algunas categorías que nos pueden sacar de más de un apuro.
Aparte de crear un documento, bien desde un archivo en blanco o desde una plantilla, también es posible subir algún archivo que esté en nuestro equipo. Lo haremos pinchando sobre el botón que aparece con la imagen de un disco duro. Desde aquí, también es posible subir carpetas enteras, que se almacenan en la colección que determinemos.
Paso 3. La conversión de los textos
Otra opción interesante desde el punto de vista de la productividad es la de convertir textodesde archivos de imagen o PDF. Esta función es la misma que proporciona un reconocedor de textos u OCR on-line.
Si subimos una página de texto escaneada en alguno de los formatos de imagen que Google Docs soporta (JPG, GIF o PNG), o en PDF, el servicio la escaneará automáticamente para convertirla en texto editable. Algo muy útil cuando se trata de archivos PDF de muchas páginas, porque los convierte en editables.
Por supuesto, el OCR es limitado y no es infrecuente encontrar erratas. Para que funcione de manera óptima, el archivo debe ser en blanco y negro, sin imágenes, con una distribución de texto tradicional (sin textos verticales) letra nítida y en caracteres románicos con un tamaño recomendado de 10 puntos.
Paso 4. Compartición de los documentos
Una vez hayamos subido al servidor o creado los documentos que necesitemos, es hora decompartirlos. Para ello, hay varias maneras. La primera es pulsar el botón Compartir de la esquina superior derecha cuando tenemos el documento abierto. También podemos hacerloseleccionando el archivo o archivos de la lista general y pulsando el botón Compartir de la parte superior de la página.
En cualquiera de los casos, se abrirá una nueva ventana emergente en la que podemos buscar personas o grupos de nuestra lista de contactos para agregarlos a la lista de personas que tienen acceso al documento. Junto a cada nombre, se despliega un menú para que definamos qué tipo de acceso tendrá esa persona. Las opciones son: Es propietario, el usuario puede ver el documento, editarlo, comentarlo e incluso compartirlo con otros usuarios. Es el nivel más alto de permisos; Puede editar, que permite al usuario realizar cambios; Puede comentar, que solo le permite escribir comentarios, pero no modificar el documento; Puede ver, solo permite ver el documento, pero no puede compartirse, editarse ni modificarse en modo alguno.
Paso 5. Edición simultánea y comentarios
Para que varios usuarios editen a la vez un documento basta con que entren en el mismo y empiecen a escribir o a seleccionar elementos. Una pequeña bandera con su nombre resaltado en distintos colores nos permite ver qué está haciendo cada uno. A la derecha, cada editor tiene una ventana de chat desde la que hacer comentarios en tiempo real.
La edición simultánea puede ser un tanto desorientadora. En cualquier caso, Google Docstambién dispone de un historial detallado de revisiones al que se accede desde el menúArchivo/Ver historial de revisión. Esta opción abre una columna en la parte derecha en la que otro botón en la parte de abajo llamado Mostrar revisiones más detalladas permite pasar por todas y cada una de las modificaciones del documento.
Paso 6. Publicación
Compartir documentos tiene un límite de cincuenta usuarios, por lo que, si necesitamos compartirlo con un público más amplio, existe una opción denominada Publicar en la Web, disponible desde el menú Archivo, y que lo que hace es publicar una previsualización no editable de nuestro documento con su propia dirección URL.
Al activar esta opción, se abre una ventana para confirmar la publicación. En ella, hay una casilla de verificación que permite establecer si la publicación va a ser estática o se va a ir actualizando a medida que vayamos haciendo cambios en el documento. Hay que tener en cuenta, no obstante, que estas modificaciones no se reflejan de forma inmediata en el documento, sino que van a tardar unos minutos en aparecer.
Para compartir la dirección URL que el sistema asigna al documento, podemos utilizar cualquier medio conocido para compartir un enlace corriente, desde enlazarlo en otra página web hasta enviarlo mediante Twitter o Facebook o copiarlo en un correo electrónico. En cuanto a LinkedIn, hay que hacerlo desde la opción Añadir aplicación de este servicio.
Otro detalle a tener en cuenta es que la publicación de documentos no se desactiva hasta que nosotros demos la orden. En otras palabras, al publicar la previsualización del archivo, esta queda disponible a todo aquel que conozca el enlace hasta que cancelemos la publicación, para lo que tendremos que volver a entrar en el mismo menú. La publicación web no tiene nada que ver con los permisos del archivo. Un documento puede ser completamente privado, no editable por nadie más que por su creador, e igualmente ser publicado vía web.
Accede a Google Docs desde el móvil
Google Docs lleva tiempo estando disponible en algunos teléfonos móviles, pero ha incluido la opción de editar desde hace relativamente poco. Para acceder a nuestros documentos deGoogle Docs desde el móvil o desde un tablet, tenemos dos opciones. La primera de estas opciones es descargar la correspondiente aplicación Google Docs. Desafortunadamente, solo existe aplicación oficial de Google en el sistema operativo Android. En iOS, hay algunas alternativas no oficiales como PowerDocs Lite, pero su estabilidad no está certificada por Apple ni por Google.
La segunda manera es más efectiva y consiste simplemente en entrar en Google Docs mediante nuestro navegador web. Para ello, basta con entrar desde la versión web de Gmail o escribir la dirección https://docs.google.com. Está opción está disponible para dispositivos Android, iPhone, BlackBerry, Nokia S60 y Windows, entre otros. Una vez registrados con nuestra cuenta de usuario, las tareas que podemos realizar son exactamente las mismas que con el editor web de escritorio, con la salvedad de que trabajar con un dispositivo de pequeño tamaño puede ser más incómodo.
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